因公出国（境）人员申报流程及材料须知，来源于国际处网站：https://wb.nju.edu.cn/splc/list.htm

 因公出国人员申报和审批严格按照“关于印发《南京大学因公出国（境）审批管理办法》的通知”（南字发[2019]31号）执行。

 一、审批流程图（点击可查看下载：因公出国（境）人员分类审批流程.png）

     二、办理流程

1.因公临时出国人员根据“OA申报材料清单”,通过OA系统提交申报材料；

2.教职工因公长期出国（90天及以上）、博士后因公出国，不在OA系统申报，而需备齐“南京大学出国（境）研修、留学计划审批表”等纸质材料，报送人力资源处审批（具体事宜，请咨询人力资源处培训发展办公室：89683046）；附表南京大学出国（境）研修、留学计划审批表.doc

3.教职工办结校内审批后，需及时联系出国境事务办公室，办理因公往来港澳通行证、因公护照（或护照确认）及签证手续；    

4.学生办结校内审批后，需至户籍所在地的公安局出入境管理部门，办理（因私）往来港澳通行证或因私护照，并根据各国驻华使领馆要求自行办理签证手续（注：员工因公赴日本，备齐签证材料后可送交江苏省外办签证服务中心（http://www.visajs.com）——南京市汉中门大街145号，二楼F区，由省外办代办赴日签证；省外办将按规定收取签证代办费）。如办理该国签证需学校派遣函及学校组织机构代码证复印件，可邮件联系解老师xieweijing@nju.edu.cn。派遣函模板，需修改处已经标红。派遣函模板.doc  

5.教职工或员工在校内审批以及省台办审批通过之后，按照通知到出国境事务办公室领取赴台批件；参照《公安局办理赴台通行证所需材料》（见“证照办理”），在赴台批件有效期（通常为30天）之内持批件以及入台证（邀请方提供）到市公安局出入境管理处办理赴台通行证。

   三、OA申报材料清单（综合办公-出国境审批-新增审批）

 （一）出国、赴港澳材料清单

1.填写出入境审批单

2.附件一：邀请函；

 3.附件二：校内审批表（教职工）南京大学因公出国、赴港澳台地区校内审批表.docx

或本科生、研究生出国（境）申请表（员工）南京大学研究生因公出国、赴港澳台地区申请表.doc南京大学本科生公派出国、赴港澳台地区申请表.doc

 4.附件三：因公临时出国（境）人员备案表（教职工）因公临时出国（境）人员备案表.docx

 5.附件四：公示（学校中层及以上领导干部和从事学术交流活动的教学科研人员）公示模板.docx

6.附件五：校内团组出国请附《南京大学因公团组临时出国（境）任务和财务预算审核意见表》因公团组临时出国（境）任务和财务预算审核意见表.docx

7.附件六：参加跨地区、跨部委、跨单位团组因公出国（境），需上传组团单位下发的《任务通知书》原件和《任务批件》（原件或复印件）；

8.附件七：赴国外合作研究者，需上传合作研究计划；出国日期满10天及以上者，需上传在外日程表。

 （二）赴台湾材料清单

1.邀请信（邀请方提供）：

A、抬头必须要有被邀请人全名；

B、必须要有邀请人或邀请单位的正式签名或签章；

C、若为英文需自行翻译为中文；

D、信中应写明赴台目的、时间、在台期限、经费负担办法（若邀请函中未提及，可另外提供费用承担说明）等；

E、信签纸或信中均不能冠以“中华民国”、“中华全国”、“ROC”等有“国家”或“中央政府”含义的称谓。邀请人也不可以冠以“政府”部门职务头衔。

2.专业活动计划书、行程表（分开单独的）（邀请方提供）：

  专业活动计划书如模板所示，一般含有11项或9项内容，需盖两个章，一个邀请单位法人方形公章，一个负责人章（注：若是去学校，需盖大学的方形校章和董事长印，而非邀请院系和院系负责人的章）专业活动计划书模板.pdf

  行程表是台湾邀请方上报岛内“移民署”办理入台证时使用的彩色电子行程表，和活动计划书一样须盖两个公章示例行程表模板.pdf

A、日程表上时间必须为公元纪年、含抵离台时间；

B、如有参访活动必须注明参访地点及内容，不可只写“市区参访”之类的不明确内容；

C、日程上不要出现“自由活动”等不确定因素的字样；

D、避免进行敏感去处的参访。

3.邀请方背景资料（邀请方提供）

4.《因公临时赴台人员备案表》（教职工填写）因公临时赴台人员备案表.doc

A、无需盖章签字；

B、人员派出单位意见”一栏不用填  

5.《教职工港澳台出境校内审批表》or《本科生、研究生出国境申请表》

教职工因公出国境校内审批表.docx,南京大学本科生公派出国、赴港澳台地区申请表.doc,南京大学研究生因公出国、赴港澳台地区申请表.doc

 经费来源一栏必须慎重填写，审批通过后不得更改，如系使用985经费，须征得重点项目建设办公室同意。注意：赴台三个月以上者填写出国留学计划审批表，需人事处同意，签订合同，并同时提交。此表可于本网站表格下载子栏目中出国境事务里下载。

6.身份证复印件（注明户口所在地）

7.大陆地区与会人员名单（参加会议申报所需材料，由邀请方提供）：

A、名单中应注明姓名、单位、身份；

B、人员名单请勿出现国别，以免产生“一中一台”、“两个中国”的歧义。

8.承诺书（参加会议申报所需材料，由邀请方提供）：

 大会组委会提供会议为学术性会议，不出现“一中一台”或“两个中国”问题的书面承诺材料。

9.70岁以上人员出境还需提交近期体检表及院系、家属承担其在台期间意外医疗费用的保证书各一份。

注：团组出境请附《南京大学因公团组临时出国（境）任务和财务预算审核意见表》因公团组临时出国（境）任务和财务预算审核意见表.docx

   四、办理时间：

 1.公示期：5个工作日；

 2.OA申报：国际处受理院系单位提交的OA出国申请后，需先后提交国际处领导、会签部门、相关校领导和外事分管校领导审批。通常在1周内办结；

3.OA审批办结后，签发“南京大学出国、赴港澳任务批件（或确认件）”。通常需3个工作日；

 4.申请因公护照、赴港澳通行证，或办理因公护照确认手续。通常需1至2周（具体要求见国际处主页“出国境审批——证照办理”栏）；

 5.申请签证：国际处接收签证材料后，报送江苏省外办，由省外办统一寄送各国使领馆申请签证。通常需2至3周（不含政府部门和使领馆法定节假日）；

 6.赴台师生在准备校内审批的同时，也请关注台湾方面的入台证办理情况。通常需要2-3周。

 五、注意事项：

 1.为避免耽误行程，请出国人员注意办理流程和提交时限，提前一个半月（至少1个月）准备材料，并在公示期结束之后即刻提交。若申请者预留办理护照和签证时间不足，江苏省外办将拒绝接收相关材料，我处也不予受理相关申请。

 2.员工需用本人OA账号（南大首页右上角OA系统登录）提交申请，并从“研究生出国”、“本科生出国”入口提交。

如有疑问，请联系国际处出国境事务办公室：仙林校区行政楼818室。

联系人：唐军  电话：89681739，Email:jtang@nju.edu.cn

     许蕾  电话：89682382，Email:shellyxu@nju.edu.cn